Komunikacja w firmie

Efektywna komunikacja jest trudna. Wymaga stałej pracy i mierzenia. Ale jak to zawsze powtarzam: nie robię tego dlatego, że to jest łatwe i przyjemne, ale właśnie dlatego, że jest trudne. A większość rzeczy, które są trudne do zrealizowania, to rzeczy które właśnie warto robić i przynoszą największe korzyści.

Od ponad dziesięciu lat pracuję w różnych firmach technologicznych, każda z różnej branży, każda różnej wielkości, każda wywodząca się z różnych  środowisk. To, co miały z sobą wspólnego to właśnie problemy z komunikacją. Jest takie powiedzenie: gdzie dwóch Polaków, to trzy opinie.

Przez tą jedną rzecz, jaką jest właśnie brak zrozumienia, pojawiał się za każdym  razem szereg innych problemów: niedopowiedzenia prowadzą do złych założeń, te z kolei do dostarczenia nieprawidłowej pracy, a to z kolei do straty czasu, a przez to, pieniędzy.

Gdybym dostał złotówkę za każdym razem kiedy słyszałem albo mówiłem „Myślałem, że…” albo „Założyłem, że…”, to pewnie już bym nie musiał nigdy pracować.

Jak się komunikujemy?

Najoględniej mówiąc, są dwa typy komunikacji, które mnie interesują: komunikacja synchroniczna i asynchroniczna.

Synchronicznie komunikujemy się osobiście, przez telefon lub jakiś komunikator (Skype, Slack, Facebook Messenger). Asynchroniczność, to już głównie poczta elektroniczna, ale mogą być nagrania spotkań (audio lub wideo), czy sms.

Oba typy komunikacji przychodzą ze swoimi dobrymi i złymi stronami. Lub, jak kto woli, z łatwymi i trudnymi aspektami.

Patrząc na interakcje osobiste, liczy się nasza postawa, gestykulacja, tembr głosu, mimika. Mówimy tu o komunikacji niewerbalnej. Słowa, które wypowiadamy są również ważne, co oczywiste. Ważny jest jednak nie tyle komunikat, a sposób w jaki go wygłosimy – słowa, których użyjemy.

Możemy, zlecając zadanie swojemu pracownikowi, powiedzieć „Masz to zrobić do szesnastej”, lub „Dasz radę skończyć do 16?”, albo może „Myślisz, że do szesnastej będziesz mieć to gotowe, czy potrzebujesz więcej czasu?”. Który komunikat będzie dla Ciebie łatwiejszy do przyjęcia? Oddanie decyzji o terminie zakończenia zadania pracownikowi, ma dla mnie największą wartość.

Jeśli chodzi o słowo pisane, komunikacja jest nawet trudniejsza. Nie masz w jaki sposób wyrazić emocji. Te częściowo oczywiście można emulować przy użyciu emotikon lub emoji, ale to nie to samo co bezpośrednia interakcja. Skąd odbiorca ma wiedzieć, czy żartujesz, używasz ironii, czy jesteś śmiertelnie poważny?

Drugą sprawą są długie rozprawki traktujące o dwudziestu różnych sprawach, z których każda rozgałęzia się na kilka wątków. Czytanie takiej wiadomości nie tylko nie jest przyjemne, ale również ciężko wysnuć z niej odpowiednie wnioski.

Jeśli więc chodzi o słowo pisane, zamiast używać dłuższych form, namawiam na pisanie krótko, wręcz czasem lakonicznie. Unikajmy żartowania, szczególnie jeśli nie znamy się dobrze z osobą po drugiej stronie kabli. Najlepiej według mnie sprawdzają się tutaj równoważniki zdań i wszelkiego rodzaju listy. Skoncentrowanie się na jednym temacie tylko pomaga.

Komunikacja jest ważna!

Bez jaj! I to ważna niesamowicie. Jednak zaniedbujemy chęć zrozumienia się wzajemnie tak często, a później, gdy już opór i niechęć sięga zenitu, szef używa swojego autorytetu, żeby tylko „przepchnąć” jakieś zadania. Coś tam zostaje zrobione, ale problem pozostaje.

Widziałem sporo tekstów na temat kultury w przedsiębiorstwach i jej wpływ na morale zespołu. Problem zaczyna być zauważany i powstają powoli jakieś rozwiązania. Jednak nic nie zastąpi dobrej woli i chęci zrozumienia stanowiska drugiej osoby.

Nie trzeba mieć żadnej wiedzy z zakresu psychologii, żeby poprawić komunikację. Wystarczy aktywnie słuchać i starać się używać słów łatwych do przyswojenia i zrozumienia przez drugą osobę. Wiem, że „wystarczy”, to nadal zbyt mało, ale jeśli podejdziesz do tematu świadomie, na pewno zauważysz poprawę już od pierwszego dnia.

Masz jakieś problemy z komunikacją w swoim zespole? Chętnie o tym porozmawiam!